Entrevista técnica sobre Copilot en Microsoft 365: Qué es, cómo funciona y cómo adoptarlo

En este artículo, Jesús Martínez Losa, Consultant Specialist SAM en SOFTCARE, responde a una serie de preguntas clave sobre la incorporación de Copilot en Microsoft 365. A través de su experiencia, aborda qué es Copilot, qué herramientas incluye, cómo puede mejorar la productividad diaria y qué aspectos técnicos y de seguridad deben tener en cuenta las organizaciones para adoptarlo con éxito.

1. ¿Qué es Copilot en Microsoft 365 y qué herramientas incluye?

Jesús Martínez Losa:

Copilot en Microsoft 365 es una solución de inteligencia artificial generativa que se integra de forma nativa en las aplicaciones de Microsoft más utilizadas, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Loop y OneNote, entre otras. Funciona gracias a modelos de lenguaje avanzados (como GPT), que se conectan a los datos del usuario almacenados en Microsoft Graph, como correos electrónicos, archivos, chats o calendarios. Esto permite que Copilot actúe como un asistente inteligente, ayudando en tareas como redacción de documentos, análisis de datos, creación de contenido, generación de resúmenes y automatización de procesos rutinarios.

2. ¿Qué mejoras aporta Copilot al trabajo diario de los usuarios?

Jesús Martínez Losa:

Copilot mejora significativamente la productividad de los usuarios al automatizar tareas que consumen mucho tiempo. Algunas de las mejoras más destacadas son:

• Generación automática de borradores, resúmenes y correos electrónicos.
• Creación de presentaciones completas a partir de documentos existentes.
• Análisis de datos en Excel mediante lenguaje natural, incluyendo sugerencia de fórmulas y gráficos.
• Respuestas rápidas a preguntas relacionadas con reuniones, archivos compartidos o conversaciones en Teams.
• Reducción del tiempo invertido en tareas repetitivas, lo que permite centrarse en actividades de mayor valor estratégico.

3. ¿Qué requisitos técnicos debe cumplir una empresa para empezar a usar Copilot?

Jesús Martínez Losa:

Para implementar Copilot en Microsoft 365, las organizaciones deben cumplir con una serie de requisitos técnicos básicos y contar con las licencias adecuadas. A continuación, los principales puntos a tener en cuenta:

• Disponer de una licencia base compatible y adquirir la licencia específica de Copilot para Microsoft 365.
• Asegurarse de que los usuarios cuenten con Exchange Online y OneDrive for Business habilitados.
• Tener configurado Microsoft Entra ID (antes Azure Active Directory).
• Aunque no es obligatorio, se recomienda tener definidas políticas de seguridad, cumplimiento normativo y protección de datos.

Licencias base compatibles incluyen:

• Microsoft 365 Enterprise: E3, E5, F1, F3
• Microsoft 365 Business: Basic, Standard, Premium
• Microsoft 365 Apps: for Business, for Enterprise
• Office 365: E1, E3, E5, F3
• Exchange Online: Kiosk, Plan 1, Plan 2
• SharePoint Online y OneDrive for Business: Plan 1 y Plan 2
• Teams: Essentials y Enterprise
• Educación (mayores de 18 años): M365 A1, A3, A5; Office 365 A1, A3, A5

4. ¿Qué consideraciones de seguridad y privacidad hay que tener en cuenta?

Jesús Martínez Losa:

Microsoft ha diseñado Copilot con una arquitectura de seguridad y privacidad sólida. Es importante destacar que:

• Los datos del usuario no se utilizan para entrenar los modelos de IA.
• Copilot respeta los permisos existentes, es decir, solo accede a la información que el usuario ya tiene autorizada.
• Se aplican los estándares de cifrado y cumplimiento de Microsoft 365 para proteger la información.
• Es clave que la organización revise su gobernanza de datos, los controles de acceso, y asegure una correcta clasificación de la información, especialmente en entornos colaborativos.

5. ¿Qué pasos recomendarías para una adopción eficaz de Copilot en una organización?

Jesús Martínez Losa:

Una adopción exitosa de Copilot en entornos corporativos requiere una estrategia estructurada. Recomiendo seguir estos pasos:

1. Identificar casos de uso clave en los que Copilot pueda aportar un valor inmediato.
2. Verificar que se cumplen los requisitos técnicos y de licenciamiento necesarios.
3. Capacitar a usuarios clave y embajadores del cambio para que lideren el proceso.
4. Usar herramientas como Usage Reports y Adoption Score para monitorizar la adopción.
5. Diseñar un plan de comunicación interna, soporte técnico y mejora continua, que fomente el uso responsable y eficiente de la herramienta.

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La incorporación de Copilot en Microsoft 365 representa una evolución clave en la forma en que las organizaciones abordan la productividad, la automatización y el uso inteligente de los datos. Gracias a la experiencia de profesionales como Jesús Martínez Losa, es posible entender cómo implementar esta herramienta de forma segura, eficiente y alineada con los objetivos del negocio.

Si tu empresa está valorando integrar inteligencia artificial en su entorno Microsoft 365, no dudes en ponerte en contacto con el equipo de SOFTCARE para recibir asesoramiento personalizado.